お店のメールがうまく送信できないとき、エラーでかえって来るときの対処法(Undelivered Mail Returned)

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今日は、スマホ時代ならでは!ともいうべき、ここ1,2年でご相談がとても増えた、この「お店のメールがエラーで戻ってくるんです!どうしたらいいでしょう?」というご質問について、対処法のご紹介をしてみたいとおもいます。

こうしたメールのエラー。いくつかの原因が考えられるので、切り分けが必要です。

では早速、切り分けながら問題の原因をさぐっていきましょう!

メールアドレスが間違っている

意外に多いものがこれ。お問い合わせ者様からのお問い合わせのメールアドレスが悲しいかな間違っていることもあります。あなたの携帯アドレスから一度問い合わせのあった該当アドレスにお返事をしてみて、それでもエラーならば、メールアドレスそのものが間違っている可能性があります。

その時はお問い合わせで電話番号を聞いているならば、電話でコール。それでも連絡をとれない場合は、ご住所を問い合わせで知っているならば郵送!と問い合わせ方法を様々な形でアプローチをしていくほかありません。

先日のクライアント様からのご相談ではこのメールアドレスがまちがっていたというケースで、携帯電話番号をつかってSMSをして無事連絡をとりあうことができたそうです。

迷惑メール設定により拒否される

最近のスマホ時代に心にとめておきたいのがこれ。昨今のスパムメールの氾濫で、迷惑メール設定をしている人がスマホはかなり多いです。結果、お店のPCメールは拒否されることが増えています。

そんな方の対策として、問い合わせフォームに一言「迷惑メール設定等なさっておられる方は、「○○.com(あなたのドメイン)」からのメールを受け取ることができるようドメイン設定を御調整下さい。」と書き添えておくと、本気で問い合わせをしてくださる人ならば設定してくれるはず!

参考に、モバイルエールのお問い合わせのページはこんな感じでメールアドレスを少しでも問題なく届く素地作りを意識しています。

メールサーバ障害、ネットワーク障害

初歩的なネットワーク障害として考えられることは、「インターネットにつながっていない」こと。モバイル時代、メールを外で受信しようとしたのに受信しない、メールを送信できない、そんなときは、ネットにつながっているかをまずは確認してみましょう。

ネットにつながっているのにメールが送信できない、そんなときは「メール設定」が間違っていることも考えられます。

まだメール設定をして、はじめての送受信でメールが届かない、送信できない、受信できない場合は、もう一度メール設定のアカウント情報(メールサーバー、パスワード、アカウント名)等をもう一度確認してみてください。

これまで届いていたのに、突然届かない!

これもスマホ時代ならではの問題。これまで届いていたのにメールが届かなくなった!これも実はスマホ時代のあるあるなお話かもしれません。

携帯・スマホ会社さんは毎日スパムメールから私たちの携帯・スマートフォンを守るべく迷惑メール設定を日々調整をしてくださっています。

その中で、迷惑メール設定を強くしたり、設定変更をしてくださっているために、仮に私たちが設定をかえていなくとも、迷惑メールのフィルターの強さが変更調整され、結果突然届かなくなることがあるのです。

そんなとき、これまでメールが届いていたのに、突然届かなくなったということもありうるのです。

ということでまとめ!

いかがでしたでしょうか?昨今はスマートフォン、携帯関連のメールアドレスにお問い合わせの返信、ご連絡を取る際にうまく届けられないという状況がかなり頻繁に多くのお店のオーナー様の周りで発生しているのが現状です。

こうした状況の中で、問い合わせを下さった方とできるだけつながるためにも、問い合わせフォームに電話番号や住所をのせておいたり、「メールアドレス以外」の問い合わせ先もあわせて複数確認する工夫を、問い合わせフォームにはぜひ入れていただくと良いと思います。

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